자료를 체계적으로 보관해 두고 요구가 있을 때마다 신속히 찾아 볼 수 있는 정보창고와 같은 것이 데이터베이스(database)이며, 보관하고 있는 정보를 추가·갱신·삭제·저장·검색 등의 관리를 해주는 소프트웨어를 데이터베이스 관리 시스템(DBMS : Data Base Management System)이라고 한다. 데이터 사전은 데이터베이스 관리 시스템을 효율적으로 사용할 수 있도록 데이터베이스에 저장되어 있는 정보를 요약하여 관리하는 것을 말한다. 조직의 데이터 정보를 분류하고 처리하기 위한 시스템과 절차로서 데이터를 이해하는 과정에서의 오류나 모호함, 또는 데이터 해석상의 어려움을 제거하는 데 목적이 있다.